COVID-19 : structures agiles, inspirantes et bonnes pratiques (épisode 1)

Voici une compilation des bonnes pratiques de 3 structures, inspirantes et exemplaires, qui se sont (très vite) adaptées à la situation actuelle du COVID-19. Ces structures sont d’horizons différents, ont une ancienneté allant de 3 à 9 ans, et des structures juridiques différentes.

Pourtant, elles ont de grands points communs, des fondamentaux, solides et porteurs. Des valeurs fortes ancrées dans leurs ADN et dans chacune de leurs actions. Leurs modèles d’organisation et modes de management sont très proches, et illustrent l’aboutissement de certaines transformations en cours, qui font ainsi leurs preuves.

Ces essentiels leur ont donné la puissance de s’adapter très vite à la situation que nous traversons.

Voici les retours pleins d’authenticité et de bienveillance

de RELYANCE, EPOPIA et ACTIV’ACTION.

AVEZ-VOUS STRUCTURÉ LA COMMUNICATION, ET COMMENT ?

  • Relyance : Nous avons mis en place une cadence dans les RDV, échanges individuels et collectifs, points d’étapes, réflexions collectives pour avancer Etant à distance depuis le 15 janvier (cf. « Pimp my company »), nous avions déjà structuré la communication. La traçabilité se fait sur Trello essentiellement. Nous avons des points individuels avec chacun tous les 15 jours, et une réunion d’équipe une fois par mois. Depuis le confinement plus particulièrement, nous avons fait des points plus réguliers, les 15 premiers jours, pour se mettre « sur les rails ».
  • Activ’Action : De manière transversale, pas que « descendante » ! Avec le confinement, nous avons décidé de réorganiser les missions et les équipes de chacun. A partir d’un travail de réflexion collectif, tous les coéquipiers de la structures ont partagé les actions prioritaires qui permettraient à Activ’Action de continuer à grandir et à innover.
  • Epopia : Nous pratiquions déjà beaucoup le télétravail, donc nous sommes structurés pour. Nous avons une organisation interne très transparente, avec une réunion mensuelle de l’ensemble de l’équipe, et des réunions par équipe hebdomadaires. Notre communication est également des plus transparente, y compris sur les chiffres, la stratégie, les priorités, afin de générer du débat et de faire remonter les bonnes idées de l’ensemble de l’équipe.

COMMENT GARDEZ-VOUS LE LIEN DANS L’EQUIPE ?

  • Relyance : De manière transversale, pas que « descendante » ! (oui, c’est bien là exactement la même phrase utilisée par Fabien plus haut !). Nous avons un groupe Whatsapp, qui était déjà opérationnel, depuis longtemps. Nous l’avons juste renforcé, en y mettant beaucoup de touches d’humour (selfie, gif…) !
  • Activ’Action : En fonction des missions de chacun, nous avons pu nous répartir dans 4 grandes thématiques. Cela permet aux coéquipiers qui ne travaillaient pas systématiquement ensemble au quotidien de pouvoir le faire !
  • Epopia : Avec le confinement, nous avons basculé toute l’équipe en « full-remote », ce qui a nécessité quelques ajustements : réunion matinale quotidienne de chaque équipe pour garder le rythme ; point régulier avec chaque membre de l’équipe ; organisation d’un apéro hebdomadaire en visio le jeudi soir ; partage de bons plans au sein de l’équipe…

COMMENT ENTRETENEZ-VOUS LA MOTIVATION DES SALARIES ? ET COMMENT ENTRETENEZ-VOUS UN ETAT D’ESPRIT CONSTRUCTIF ?

  • Relyance : En focalisant bien sur les tâches qui sont utiles. Nous avons fait le ménage entre les tâches essentielles à garder et celles à supprimer. Comme chacun a moins de temps de travail par jour (en raison des enfants notamment), il nous faut être davantage productif. Ainsi, nous essayons de conserver un temps de travail de qualité et un temps familial de qualité. Et la motivation vient aussi du sentiment de servir nos clients au mieux, en se rendant utiles à leurs besoins.
  • Activ’Action : Avant même la période de confinement et cette période de crise que nous traversons, nous avions à cœur de pouvoir proposer des temps de formation interne sur des sujets comme « le Feedback Constructif » et la notion de posture. Le confinement n’a en rien impacté l’état d’esprit constructif collectif.
    En revanche, pour ne pas ressentir une éventuelle solitude dans le télétravail, nous avons mis en place plusieurs actions :
    3 temps d’équipe courts chaque semaine, les lundis, mercredis et vendredis. Durant ces temps, nous partageons des choses inspirantes que nous avons pu voir ou vivre, on se lance des défis persos/pros durant la période de confinement, ou tout simplement des activités ludiques à distance (session jam, dessin collaboratif sur tableau blanc). Cela permet de garder le sourire !
    – nous laissons un espace de type Google Meet ouvert toute la journée que l’on peut rejoindre à n’importe quel moment. C’est comme si on était au bureau ! Dans ce Meet Ouvert, nous ne sommes pas obligés de parler ou autre. On réalise ses missions, mais on voit que l’on n’est pas seuls !
  • Epopia : Chaque membre de l’équipe est autonome et peut librement organiser son travail et choisir ses tâches sur la base d’une confiance réellement donnée à chacun. Cette organisation horizontale permet d’aligner toute l’équipe sur la vision, sur la stratégie, sur les processus d’exécution, et de faire que le projet d’Epopia soit partagé par l’ensemble de ses membres, ce qui génère une forte motivation.

COMMENT GÉREZ-VOUS LES ÉMOTIONS DE CHACUN ?

  • Relyance : Nous avons une botte secrète : Romain ! Globalement, chez nous, tout le monde est formé à la gestion des émotions. Il y a une grande maturité dans l’équipe, qui fait que nous pouvons parler de tout (même de ce qui nous énerve par exemple), pour pacifier les choses. Nous avons conscience également que nous passerons par toutes les couleurs de l’arc-en-ciel, en termes d’émotions, et cela n’est sans doute que le début. Nous les accueillons et les accompagnons au jour le jour.
  • Activ’Action : Nous communiquons beaucoup en interne via Atolia avec une chaîne Bien-Être. Et nous gardons des temps hebdomadaires de point entre coéquipiers, ce qui permet d’aborder certains aspects, qu’on ne ferait peut être pas en temps collectif.
  • Epopia : Chaque réunion a aussi et surtout pour objectif de partager les bonnes énergies ; les points réguliers avec chaque membre de l’équipe nous permettent de nous assurer que tout le monde va bien ; enfin, les apéros en visio et partages de bons plans permettent des échanges conviviaux.

QUELS OUTILS UTILISEZ-VOUS ? POUR QUEL USAGE ?

  • Relyance : Nous utilisons nos outils de d’habitude : Zoom, Trello, Zoho, Google. Et pour la gestion des émotions, la méthode DESC essentiellement.
  • Activ’Action : Nous utilisons Atolia pour les échanges en ligne avec des chaînes spécifiques, Google Meet pour tout ce qui est réunion interne, Zoom pour des activités ludiques collaboratives, Padlet si on veut utiliser un format de post-it en ligne 😉
  • Epopia : Comme nous pratiquions déjà le télétravail, nous utilisions déjà les outils adaptés à nos besoins d’aujourd’hui : outil de tchat interne (Mattermost), organisation des tâches par ticket (GitLab), usage fréquent des visio (via Jitsi ou Zoom)…

 

A PROPOS :

RELYANCE : Relyance est un Cabinet de conseil en transformation organisationnelle et Qualité de Vie au Travail. Leur mission : aider les équipes à conduire la transition de leurs services vers des pratiques aussi ludiques qu’efficaces, dans le respect de la qualité de vie au travail. Leur accompagnement vise à favoriser l’épanouissement durable pour s’inscrire dans une démarche responsable (RSE).

EPOPIA : Des histoires par correspondance pour faire lire, écrire et rêver les enfants de 5 à 10 ans. Un cadeau éducatif et créatif qui développe l’imaginaire des enfants. Leur objectif : faire rêver les enfants, libérer leur imagination, leur donner confiance en eux et partager ensemble le plaisir de lire et d’écrire.

ACTIV’ACTION : Activ’Action est une association qui a pour but de « co-constuire un monde du travail épanouissant et inclusif ». Leurs missions : embarquer tous les individus et acteurs vers cette vision, faire passer des messages forts, réduire les risques psychosociaux, développer le potentiel des individus, développer le pouvoir d’agir et l’engagement de chacun.

 

Z’Est communication vous accompagne dans vos projets de communication, de transformation, et de Qualité de Vie au Travail : conseils, structure, gestion de projets, rédaction et création de visuels (images et vidéos).

Un zeste de patience